Otvorenie kaviarne. Ako to spraviť úspešne?

Chcete vedieť, čo rozhoduje o úspechu otvorenia kaviarne? Ako výrobca softvéru pre kaviarne a reštaurácie sme boli pri zrode mnohých prevádzok, avšak nie všetky boli úspešné. Naše 14-ročné skúsenosti a 2400 zákazníkov, používateľov nášho softvéru vo viacerých krajinách EÚ, nás naučili veľa dôležitých vecí. Podarilo sa nám zmapovať najčastejšie chyby majiteľov a prevádzkarov kaviarní. Poskytneme vám pár tipov, aby ste sa týmto chybám vyhli a boli úspešní.

Otvoriť kaviareň sa dá mnohými neúspešnými cestami:

• s nedostatkom financií,

• s úverom, ktorý nebudete schopní splácať,

• bez skúseností alebo bez vzdelávania sa v gastronómii,

• bez plánovania,

• bez nápadu (bez vášho jedinečného DNA),

• bez stratégie (najmä body, o ktorých píšeme nižšie),

• na zlom mieste.

Poznáme veľa ľudí, ktorí sa vydali touto cestou a mali jedno spoločné. Nehľadali chybu v sebe, ani vo svojich plánoch. Práve naopak, boli presvedčení o dokonalosti svojich plánov. Za svoj neúspech vinili dodávateľov, zákazníkov, štát, konkurenciu a aj počasie (nesrandujem, viď sezónne prevádzky). V skutočnosti neuspeli z jednoduchého dôvodu: nerobili správne veci. Robili veci, o ktorých si len mysleli, že sú správne. Po prečítaní tohto článku a aplikovaní našich rád do vášho plánu otvorenia kaviarne sa vaša šanca na úspech výrazne zvýši.

LEGISLATÍVA A ADMINISTRATÍVNE KROKY

Ich znalosť je dôležitá. S vaším dlhodobým úspechom a ziskom to však nemá nič spoločné. To, že budete mať správne založenú živnosť, z vás ešte úspešného podnikateľa nerobí. A vašich potenciálnych hostí kaviarne to vôbec nezaujíma. Sú to kroky, ktoré jednoducho musíte spraviť vy aj vaša konkurencia – a všetci rovnako – podľa zákona. Na túto tému existuje množstvo kvalitných článkov, preto sa tejto téme nebudeme hlbšie venovať. Príklad:

• https://www.podnikajte.sk/registracne-povinnosti/otvorenie-gastronomickej-prevadzky

Samotné otvorenie kaviarne nie je problém. Problém je v originalite, jedinečnosti, podnikateľskom nápade a, samozrejme, v kvalitnom podnikateľskom pláne a stratégii. Vždy hľadajte odpoveď na tú najzákladnejšiu otázku: Prečo by mali ľudia chodiť do vašej kaviarne?

ÚSPEŠNÉ OTVORENIE KAVIARNE OVPLYVŇUJE AJ LOKALITA

Môžete mať neobmedzený rozpočet, môžete mať skvelé marketingové nápady, môžete mať najkvalitnejšiu kávu a najchutnejšie zákusky. Ak ale bude mať vaša prevádzka zlú polohu, otvorenie kaviarne sa skončí neúspechom. Zo všetkých faktorov vášho biznis plánu je poloha kaviarne tým najdôležitejším, ktorý rozhoduje o vašom úspechu. Prečo je to tak? Odpoveď je jednoduchá. Kaviareň predáva kávu – teplý nápoj. Neviete ho doručovať do celého mesta, štátu alebo sveta ako iné tovary. Zmierte sa s tým, že gastronomický biznis je lokálny biznis. Váš úspech je teda závislý na denných návštevách vašich zákazníkov. Ak máte spravený biznis plán (verím, že ho spravený máte), máte spravenú aj finančnú analýzu. Položte si teda jednoduchú otázku: Je šanca, aby ku mne denne prišlo dostatočne veľa zákazníkov tak, aby bola dosiahnutá predpokladaná denná tržba?

 
Prvá najčastejšia chyba, ktorej sa dopúšťajú majitelia pri otvorení kaviarne, je nesprávna poloha prevádzky. Spravte si odhad návštevnosti a vypočítajte si priemernú tržbu na jedného zákazníka. Postačí vám táto suma na zaplatenie personálu, mesačných nákladov, nájmu a na splácanie prvotných investícií? Postačí vám na tvorbu rezervy a na marketing, aby ste mohli naplniť stratégiu získavania nových zákazníkov?

Aké lokality sú teda vhodné pre otvorenie kaviarne?

• preferujte mestá pred dedinou (na dedine pomerne rýchlo vyčerpáte okruh „štamgastov“),

• turistické destinácie – kúpeľné mestá, lyžiarske strediská, kúpaliská (denne prichádzajú noví a noví, pozor však na sezónnosť),

• nákupné centrá (avšak nie supermarket s potravinami),

• pešia zóna.

Pre správny výber lokality sú kľúčové dva faktory: koncentrácia/pohyb ľudí v danej lokalite a správanie sa ľudí v danej lokalite. Napríklad do supermarketu s potravinami síce príde veľa zákazníkov, ale každý sa snaží rýchlo vyložiť nákupný vozík do auta a uteká domov, kde ho čaká rodina. Protikladom je nákupné centrum, v ktorom sa ľudia motajú po obchodoch aj niekoľko hodín a prirodzene si chcú na chvíľu sadnúť, odpočinúť, dať si kávičku, minerálku a nejaký ten zákusok.

Nepodceňujte analýzu správania sa ľudí v lokalite, v ktorej chcete otvoriť vašu kaviareň. Analýza vám prezradí konverzný pomer, tzn. aké percento ľudí sa potenciálne zastaví aj vo vašej kaviarni. Vždy rozlišujte „tých istých ľudí – štamgastov“ v lokalite a „novoprichádzajúcich“ (typických pre dovolenkové destinácie). Inak sa správajú „tí istí zamestnanci“ vo veľkej administratívnej budove – dajú si kávu napríklad raz mesačne, a inak sa správajú „nemeckí dôchodcovia“ v kúpeľnom meste – každý týždeň máte „nový turnus nových návštevníkov“, ktorí si dajú kávu každý deň.

S výberom lokality môže súvisieť aj podnikateľský nápad (tzv. „odlišovačka“). Ak otvárate kaviareň blízko golfového ihriska, budete ho ladiť pre kategóriu návštevníkov „golfoví hráči“. Keď otvárate kaviareň pri kníhkupectve, budete ho ladiť pre „čitateľov kníh“. Viac o podnikateľskom nápade budeme písať v ďalšej časti.

KAVIAREŇ S NÁPADOM, VAŠA JEDINEČNOSŤ

Ak ste už našli lukratívnu polohu pre vašu kaviareň, buďte si istí, že vo vašom okolí nebudete jediní.

Keď si položíme otázku, ktoré autá sú považované za bezpečné, určite vám ako prvá napadne švédska automobilka. Keby sme chceli luxusné hodinky, opäť vám hneď napadne nejaká značka. Tieto a mnohé ďalšie firmy si vybudovali DNA, niečo, čo ich odlišuje od zbytku konkurencie. Vďaka tomu si vždy nájdu „svoj segment“ zákazníkov. Váš podnikateľský nápad, vaša jedinečnosť je výsledkom kreatívnej činnosti. Spolu s polohou bude mať výrazný vplyv na úspešné otvorenie kaviarne. Niektoré nápady sme už spomenuli, no prečítajte si aj ďalšie tipy:

• Kaviareň s detským ihriskom – zameranie sa na špecifický segment zákazníkov „rodičia s deťmi“. Možno práve vo vašom meste takáto kaviareň chýba.

• O kaviarňach sa dá povedať, že sa podobajú ľuďom – vašim hosťom. Divadelná kaviareň bude trochu tajomná – ako duša umelca. Kaviareň typu „Záhradka“ bude svetlá, nerafinovaná, priam živočíšne energická. Kaviareň typu „Maľujeme“ bude kreatívna a trochu zamazaná ako dieťa po hodine výtvarnej výchovy. Toto všetko sú „kaviarne s nápadom“.

• Vytvorte si predstavu kaviarne, kde hostia dostanú okrem kávy ešte niečo naviac. Kaviareň typu „Čitateľ“ môže mať napríklad police s knihami na čítanie popri kávičke. Napríklad ja osobne rád a opakovane navštevujem kaviareň, kde robia skvelé francúzske palacinky.

• Skvelým doplnkom ku káve, ktorý vás odlíši od konkurencie, môžu byť aj kvalitné čokoládové pralinky. Najmä, ak „všetci ostatní konkurenti“ ponúkajú len zákusky.

Jedinečnosť vašej kaviarne bude následne základom pre váš marketing a pre spôsob získavania zákazníkov (viac si o tejto téme povieme v časti Stratégia získavania zákazníkov). Teraz už určite cítite, že váš podnikateľský nápad bude mať zásadný vplyv na úspech vášho podnikania. Stačí sa pozrieť na príbehy „tých úspešných“:

• Café Dias sa od konkurencie odlíšilo ponukou viacerých odrodových káv.

• Štúr Cafe si získal zákazníkov svojou vlastnou kávovou zmesou a prípravou jedál.

• Bistro St. Germain má skvelú atmosféru a je zariadené ako obývačka.

Pýtate sa, prečo sú podniky tohto typu úspešné? Pretože nie sú nudné a sú niečím výnimočné. Prvým krokom je preto skvelý nápad. Na výber je mnoho možností: vlastná kávová zmes, miešanie vlastných čerstvých nápojov, vlastná minipekáreň atď. Vždy sa dá niečo vymyslieť. Nech vám napadne čokoľvek, vo vašej kaviarni musí byť citeľná vaša jedinečná osobnosť.

PODNIKATEĽSKÝ PLÁN

Kvalitný podnikateľský plán je pre podnikateľa jednou z najdôležitejších pomôcok pri realizácii nápadu. Nerobte jednu z najčastejších začiatočníckych chýb a nepodceňujte dôležitosť vytvorenia kvalitného podnikateľského plánu. Čo všetko musí obsahovať kvalitný podnikateľský plán a ako postupovať pri jeho tvorbe?

• Ak už máte vhodný priestor a skvelý nápad pre vašu kaviareň, je načase pripraviť zoznam dodávateľov.

• Vypracujte si kalkuláciu nákladov (náklady na otvorenie kaviarne aj pravidelné mesačné náklady).

• Nepodceňujte náklady na marketing. Ak vám nezostanú peniaze na pritiahnutie zákazníkov, celá vaša snaha s otvorením kaviarne môže byť zbytočná.

• Zdokonaľujte váš nápad a premyslite si jednotlivé detaily.

• Nezabudnite sa na váš podnikateľský plán pozerať kriticky a hľadať v ňom slabé miesta (čím viac ich odhalíte na začiatku, tým menej vás ich prekvapí po otvorení kaviarne).

• K finálnej sume nákladov pripočítajte 20 %, ktoré pokryjú nečakané výdavky, pretože tie sa vyskytnú vždy.

Podnikateľský plán však nie je len o tabuľkách a číslach. Dôležité je vypracovať si aj zoznam úloh, ktoré vás čakajú pri otvorení kaviarne, ale aj počas jej prevádzky.

Sú to napríklad:

• predbežná príprava nápojového lístka,

• hľadanie vhodného nábytku a vybavenia,

• výber vhodného barového pultu,

• príprava webstránky/stránok na sociálnych sieťach,

• hľadanie zamestnancov atď.

Zlaté pravidlo podnikateľského plánu znie: To, či bude mať otvorenie kaviarne úspech alebo neúspech, záleží najmä na rozhodnutiach prijímaných ešte pred jej otvorením.

NÁPOJOVÝ LÍSTOK – POROVNAJTE SI VAŠE CENY S KONKURENCIOU

Vytvorenie nápojového lístka kaviarne nie je takou jednoduchou záležitosťou, ako by sa mohlo na prvý pohľad zdať. Dôležité je:

• Vybrať si, ktoré nápoje a drinky budete ponúkať svojim hosťom (s prihliadnutím na váš nápad, vašu jedinečnosť). Príklad: môžete sa zamerať na ochutnávku rumov.

• Dizajn nápojového lístka musí ladiť s dizajnom a štýlom vašej kaviarne.

• Porovnajte si vaše ceny s konkurenciou.

Aké sú najčastejšie chyby pri vytváraní nápojového lístka? Po prvé je to nedostatočná kreativita. Po druhé je to podcenenie cenotvorby: zbytočne nízka cena tam, kde by ste mohli mať väčší profit, a premrštená cena tam, kde si vás zákazníci porovnávajú s konkurenciou. Nezabúdajte, že v začiatkoch nebudete mať až také dobré nákupné ceny, najmä kvôli nízkym objemom nákupu u dodávateľov. Na niektorých položkách sa preto budete musieť dočasne uskromniť s nižším profitom.

STRATÉGIA ZÍSKAVANIA ZÁKAZNÍKOV – DÔLEŽITEJŠIE AKO DÔLEŽITÉ BODY PRÍPRAVY

Je až zarážajúce, ako mnohí podnikatelia v prípravnej fáze otvorenia kaviarne tento bod podceňujú. Najčastejšie dôvody takéhoto počínania sú dva:

• Mnohí podnikatelia si myslia, že kaviareň stačí „otvoriť“ a zákazníci sa k nim pohrnú sami.

• Druhá, veľká skupina podnikateľov, považuje za najdôležitejšie otvorenie kaviarne a marketing odkladajú „na neskôr“.

Ale čo ak po otvorení kaviarne zákazníci naozaj nechodia tak, ako ste si predstavovali? Naša rada znie: Ak nemáte jasnú stratégiu získavania zákazníkov, radšej ani kaviareň neotvárajte. Neberte to ako pesimistický prístup, ale ako radu, ktorá vám ušetrí finančné straty.

KAVIAREŇ JE O KÁVE, AVŠAK NIE JE VŠETKO LEN O KÁVE

Možno to znie ako klišé, ale kaviareň je o káve. Vyberajte kávu vyššej kvality s vábivou vôňou. Aj to má vplyv na vracajúcich sa zákazníkov, ale aj náhodných okoloidúcich. Ako kávičkári vieme, o čom hovoríme. Niektoré kaviarne dokonca strategicky umiestňujú prístroje a melú kávu na mieste tak, aby bolo jej vôňu cítiť v priestoroch kaviarne, ale aj mimo nej. Na tomto princípe zarábajú mnohé firmy v gastronómii. Veď si len predstavte sobotňajšie predpoludnie: prechádzate sa po meste a zrazu na námestí cítite vôňu vašej obľúbenej cigánskej pečienky – smerovanie k nákupnému rozhodnutiu ako vyšité.

Na druhej strane je potrebné podotknúť, že nie je všetko len o káve. Zákazníci zvyčajne v kaviarňach hľadajú miesto, kde sa môžu uvoľniť, čítať, stretnúť sa s priateľmi alebo obchodnými partnermi. Uistite sa, že vami navrhované prostredie je príjemné a vhodné pre tieto činnosti. Atmosféru môžete umocniť vhodným výberom hudby. Nezabudnite poskytnúť vašim hosťom bezplatné Wi-Fi pripojenie, ktoré je dnes považované za samozrejmosť. Pohodlie hostí môžete zvýšiť napríklad aj použitím inteligentných stolov (QR kódov na stole), vďaka ktorým si hostia pozrú aktuálnu ponuku zákuskov priamo vo svojom mobile a nemusia behať k chladiacej vitríne.

Mnoho začínajúcich podnikateľov robí veľkú chybu, že pri otvorení kaviarne sa týmito otázkami vôbec nezaoberajú. Veľmi ľahko tak môžu zapadnúť do šedého priemeru. Nikdy si nezabúdajte klásť otázku: Prečo by mal prísť zákazník práve do mojej kaviarne a nie do ktorejkoľvek inej v mojom okolí?

MAJTE V PONUKE NIEČO PRE KAŽDÉHO, POZOR VŠAK NA VAŠU JEDINEČNOSŤ

Určite chcete, aby mali vaši hostia dobrý pocit z návštevy vašej kaviarne. Uistite sa, že máte čo ponúknuť každému. Popri ponuke mlieka a smotany majte v ponuke aj sójové mlieko, taktiež majte ponuku všetkých druhov cukru vrátane medu, umelého sladidla a škorice. V nákupe sú to pre vás malé položky, ale môžu zabrániť odchodu potenciálnych zákazníkov alebo dokonca skupiny zákazníkov. Čím viac možností, tým väčšia šanca na úspech. Časom sami prídete na to, ktoré položky sa vám predávajú, ktoré nie, a ponuku môžete priebežne upravovať. To isté platí o zákuskoch. Rôzni zákazníci majú rôzny vkus. Každý milovník kávy si rád dá aj nejaký drink. Je dôležité, aby vaša ponuka obsahovala aj iné nápoje – napríklad rôzne druhy čajov, džúsov alebo prírodných štiav. Tie môžete pripraviť pomocou odšťavovača a mixéru priamo v prevádzke. Tieto a ďalšie možnosti nápojov uspokoja tých zákazníkov, ktorí nemajú radi kávu. Áno, aj takých bude u vás veľa.

Bohatá ponuka vám prináša geniálne nápady aj pre marketing vašej jedinečnosti, napríklad: „Príďte si k nám dať rannú kávičku s jedinečnou vôňou škorice“. V marketingovom materiáli sa môžete následne rozpísať, aké priaznivé účinky na ľudský organizmus škorica má.

SPRÁVNE VYUŽITIE PRIESTORU MÁ VPLYV NA VAŠE ZISKY

Maximalizujte priestor na sedenie pre hostí, minimalizujte priestor pre personál. Minimalizáciou pracovného priestoru zároveň zvyšujete efektivitu rozloženia prístrojov a nástrojov pre obsluhu. Je dôležité, aby mala obsluha „všetko poruke“. Nemôžete umiestniť chladničku s mliekom na jednu stranu baru a kávovar na druhú stranu. Možno tieto veci beriete ako samozrejmosť a pýtate sa, prečo ich tu spomíname. Jednoducho preto, že sme svedkami neefektívnej práce v mnohých prevádzkach. Efektivita je kľúčová pre váš obchodný úspech.

NIE JE POKLADNIČNÝ SYSTÉM AKO POKLADNIČNÝ SYSTÉM

Toto je téma, o ktorej ako výrobca softvéru pre gastronómiu vieme najviac. Ak by sa nás niekto spýtal:

• Čo podceňuje každý podnikateľ pri otvorení kaviarne?

• A čo riešia manažéri na poslednú chvíľu, tesne pred otvorením kaviarne?

Odpoveď znie: pokladničný systém. Každý manažér sa snaží rozumieť káve, vybrať tie najlepšie prístroje, nábytok, dizajnové doplnky, zameriava sa ponuku nápojov a zákuskov pre zákazníkov. Každý manažér je pri otvorení kaviarne zahltený administratívou a legislatívou. Pokladničný systém vnímajú len ako škatuľku, z ktorej sa vytlačí účet a myslia si, že výber pokladničného systému nemá vplyv na úspešnosť prevádzky. A práve toto myslenie považujeme za jednu z najväčších chýb pri otvorení kaviarne.

Prečo je výber toho správneho pokladničného systému taký dôležitý? A prečo nie je dobré toto rozhodnutie odkladať na poslednú chvíľu? Odpoveď je jednoduchá. Stačí si uvedomiť, čo všetko dnešné moderné softvéry pre kaviarne poskytujú, a aký to má silný dopad na efektivitu prevádzky – a v konečnom dôsledku na vaše tržby. Toto všetko by ste mali od vášho pokladničného systému očakávať (aj keď nie všetky funkcie využijete hneď pri otvorení):

• sledovanie otvorených účtov na stoloch,

• skladová evidencia s online odpisom surovín (pri miešaných drinkoch, káve atď.),

• mobilný čašník – možnosť zadávania objednávky priamo pri stole vám ušetrí čas a nabehané kilometre,

• vzdialená správa, ktorá vám umožní spravovať prevádzku a sledovať váš biznis z pohodlia obývačky,

• pripojenie tlačiarne objednávok pri bare, alebo aspoň možnosť sledovať na obrazovke, aké drinky je potrebné vychystať,

• zverejnenie nápojového lístka na Facebooku a vašom webe, ideálne s možnosťou automatickej aktualizácie,

• vyberajte aplikáciu, ktorá je zameraná aj na marketing: zľavové a vernostné systémy, možnosť využívania kreditu, kupóny,

• orientácia na hostí – dnes nájdete na trhu aj aplikácie, ktoré prenesú váš podnik do mobilu hostí (inteligentný stôl, QR kód na stole, NFC),

• možnosť hodnotenia obsluhy a nápojov – aplikácie, ktoré toto umožňujú, vám poskytnú hodnotnú spätnú väzbu.

Ako vidíte, pokladničný systém intenzívne a na mnohých miestach zasahuje do chodu kaviarne. Podceniť jeho výber je takmer až hazard. Pritom na trhu sú dostupné riešenia, ktoré vám toto všetko poskytnú už za niekoľko eur mesačne.

Zhrnutie

Zhrňme si ešte raz tie najdôležitejšie veci, na ktorých je vaše úspešné otvorenie kaviarne kriticky závislé:

• Venujte dostatočnú pozornosť legislatíve a priebežne kontrolujte vykonávanie jednotlivých administratívnych úkonov.

• Poloha vašej kaviarne má zásadný vplyv na návštevnosť.

• Otázka, ktorú si musíte položiť na začiatku: Prečo by mali zákazníci chodiť práve do mojej kaviarne? Pomôže vám to nájsť skvelý podnikateľský nápad.

• Podnikateľský plán je pre vás ten najdôležitejší dokument. Jeho kvalita má zásadný vplyv na rýchlosť vášho postupu vpred. Je to jediný spôsob, ako objektívne sledovať, či sa vám darí tak, ako ste predpokladali.

• Vaša primárna ponuka je nápojový lístok kaviarne, venujte mu dostatočnú pozornosť a čas.

• Majte vopred premyslenú stratégiu získavania zákazníkov (je lepšie zistiť, že ju nemáte, ak ste kaviareň ešte neotvorili).

• Dbajte na rovnováhu „ponuky pre každého“ vs „vašej jedinečnosti“.

• Nepodceňujte rozloženie priestoru v kaviarni (dodatočné prerábky vás budú mrzieť).

• Správny pokladničný systém a softvér pre kaviareň vám výrazne pomôže vo vašom podnikaní.

Držíme vám palce a prajeme vám úspešné otvorenie kaviarne. Veríme, že ste v článku našli myšlienky, ktoré vám pomôžu pri dosiahnutí vášho cieľa.