Hromadná úhrada - import výpisu z banky

V tomto návode Vám predstavíme, ako je možné stravníkom pridávať úhrady za stravu naimportovaním výpisu z banky rýchlo a jednoducho. Importom úhrad výrazne šetríte Váš čas a môžte sa tak venovať iným potrebným činnostiam.

Opis situácie

Z banky Vám na email príde výpis úhrad a tento podľa postupu ktorý je nižšie naimportujete priamo do aplikácie. Nemusíte tak nahadzovať všetky úhrady, ale už len dokorigujete nezrovnalosti ktoré pri importe vznikli. (Napr. bol pri platbe zadaný nesprávny variabilný symbol a nepodarilo sa platbu korektne spárovať. Toto nevie systém automaticky spracovať preto je nutné doriešenie ručne.)

Podporované banky a formáty súborov pre import

*Ak sa v zozname nenachádza vaša banka, kontaktujte našu podporu ohľadom možnosti doplnenia.

Scenár použitia

Pozor, ak importujete z banky výpisy po prvý krát, odporúčame Vám vykonať pred importom zálohu!

(Pre vykonanie zálohy odporúčame vypnúť a zapnúť aplikáciu iKelp Jedáleň, prípadne zálohu podľa návodu Zálohovanie aplikácie (databázy) a obnova zo zálohy v iKelp Jedáleň vykonať ručne. V prípade, že používate verziu aplikácie iKelp Jedáleň 2.6.200 a vyššiu vykonajte zálohu aplikácie nasledovným postupom Zálohovanie databázy SQL aplikácie iKelp Jedáleň a iKelp Dochádzka.)

1. Ako prvé je potrebné vybaviť v banke zasielanie elektronických výpisov. (Väčšina bánk zasiela el. výpisy na dennej báze na emailovú adresu. Tento výpis potom stačí uložiť do Vášho počítača a naimportovať do aplikácie.)
2. Spustite aplikáciu iKelp Jedáleň.
3. V menu aplikácie kliknite na tlačidlo Jedáleň -> Úhrady, zobrazí sa Vám formulár zo zoznamom úhrad.
4. Kliknite na tlačidlo Úkony -> Nová úhrada -> Hromadná úhrada zobrazí sa formulár pre hromadnú úhradu.
5. Skontrolujte, či je správne nastavený "Typ -> Účet bankový" a "Druh -> 1 - Úhrady stravy účet". Doplnte číslo výpisu.
6. Do formulára zo zoznamom úhrad kliknite pravým tlačidlo myši. Zo zobrazenej ponuky vyberte možnosť "Načítať výpis" a vyberte banku.
7. Vyberte vo Vašom počítači adresár v ktorom máte výpisy uložené a vyberte konkrétny výpis, výber potvrdíte kliknutím na tlačidlo OK.
8. V zobrazenom formulári "Hromadná úhrada" sa Vám zobrazia naimportované úhrady. 
1. Ak je záznam označený zelenou farbou, aplikácia korektne spárovala platbu so stravníkom. (V stĺpci suma sa nachádza údaj o výške platby daného stravníka. V stĺpci Neuhradené, je zobrazená čiastka, ktorá zostáva stravníkovi doplatiť. V prípade, že je táto suma označená s mínusovým znamienkom, je to preplatok stravníka. V stĺpci rozdiel, je finančný rozdiel úhrady, oproti požadovanej úhrade stravníka. Ak je tu zobrazená záporná suma, stravník neuhradil dostatočnú výšku stravného.)
2. V prípade označenej úhrady červenou farbou, platba nebola spárovaná a je potrebné záznam doriešiť ručne. Pomocou klávesovej skratky F3, prípadne kliknutím pravým tlačidlom myši na daný záznam, viete priamo k platbe stravníka priradiť - "Vybrať stravníka". (Po kliknutí na dané tlačidlo sa zobrazí zoznam stravníkov. Nájdite stravníka v zozname ktorému chcete platbu priradiť a kliknite na tlačidlo Vybrať.Ak systém nedokázal korektne platbu spárovať zo stravníkom, je potrebné skontrolovať variabilný symbol v bankovom výpise, prípadne spárovať platbu zo stravníkomna základe poznámky v stĺpci text.) 
3. Ak sa vo výpise náchadza záznam, ktorý nemá žiadny variabilný symbol, je tento záznam označený oranžovou farbou. Prípadne ak tento pohyb na bankovom účte nepatrí medzi záznamy jedálne je možné ho odobrať.
9. Po skontrolovaní záznamov potvrdíte zapísanie úhrad kliknutím na tlačidlo Uložiť.

Odporúčame Vám si vytvoriť dva adresáre. Jeden do ktorého si budete ukladať výpisy z banky keď Vám prídu emailom. Tento môže byť pomenovaný napr. "Bankové výpisy". Druhý, do ktorého budete tieto výpisy presúvať už po naimportovaní, aby ste mali prehľad o tom, ktoré ste už importovartovali a li a ktoré nie. Tento môže byť pomenovaný napr. "Bankové výpisy - vybavené". Ak spravíte dva krát import rovnakého výpisu, pohyby v banke sa Vám zduplikujú, preto orporúčame dávať si na toto pozor a výpisy mať uložené v rôznych adresároch.asd

Ďalšie informácie o hromadných úhradách sa dočítate v návode Hromadná úhrada.

 by Ing. Lukáš Krajčír