Pregenerovanie údajov pri spätnej zmene normy stravníkom

V tomto návode si popíšeme, aké jednotlivé kroky je potrebné vykonať v aplikácii iKelp Jedáleň ak je potrebné stravníkom spätne upraviť cenu za Normu(Stravnú jednotku). Vykonanie týchto úprav je potrebné len vtedy, ak sa normy stravníkom menia spätne, to znamená, že stravníci už boli na jedlá s touto normou prihlásený. Na túto skutočnosť Vás upozorní aj aplikácia pri ukladaní formulára s definovaním poplatkov za normy.

Ak došlo k nekorektnému nastaveniu Normy (Stravnej jednotky) a táto skutočnosť bola zistená skôr, ako boli srtavníci prihlásený na stravu, nie je potrebné vykonávať žiadne úpravy v aplikácii. (Ak nastavuejete normy vopred, tzn. napr. v júny na september kedy ešte stravníci prihlásený neboli, nie je potrebné nič pregenerovávať.)

Hlásenie aplikácie pri spätnej úprave noriem, bez pridania nového intervalu

Informačné hlásenie aplikácie o potrebe pregenerovania dát ak došlo k zmene hodnôt.

Popis situácie

Táto situácia najčastejšie vzniká vtedy, ak sú nadefinované Normy (Stravné jednotky) nesprávne, resp. dodatočne sa zistí, že má byť napr. do poplatku za stravu zahrnutá aj réžia, v opačnom prípade že má byť poskytnutý príspevok a pod.

Popis riešenia

Riešenie tejto situácie si vyžaduje vykonanie nasledovných krokov, ktoré Vám ďalej popíšeme na konkrétnych príkladoch. Pozor, pred vykonaním týchto krokov Vám odporúčame vykonať zálohu dát aplikácie. Rovnako je potrebné si uvedomiť, či už výkaz ktorý upravujete nebol odovzdaný na ďalšiu evidenciu, napr. obecný úrad a pod. prípadne bude potrebné znovu odovzdať opravené výkazy.

  1. Odstránenie Výkazu stravovaných osôb - tento krok je potrebné vykonať vtedy, ak zistíte spätne nutnosť zmeny napr. o mesiac, dva. Po vykonaní ďalších úprav sa následne výkaz opätovne vytvorí
  2. Odstránenie Obratovej súpisky - už bola vytvorená súpiska vydaných jedál, je potrebné odstrániť aj túto. Nakoľko do jednotlivých výdajok vstupujú poplatky za stravu ktoré sa následne odzrkadlujú vo výslednom prenose, je potrebné ich pregenerovať.
  3. Upraviť Normu(Stravnú jednotku) na správnu hodnotu aká mala byť použitá.
  4. Odstrániť Výkaz stravy - u stravníkov, ktorý mali nesprávne nadefinovanú normu, je potrebné odstrániť výkaz stravy na mesiace, v ktorých bola zadaná hodnota stravnej jednotky nadefinovaná nesprávne. (Najpr sa odstránia všetky výkazy v ktorých bola nesprávna hodnota a potom sa vytvárajú opätovne od najstarsieho po najnovší.)
  5. Pregenerovať Stravné listy aby sa aktualizovali správne ceny za stravné jednotky. Je potrebné stravný list otvoriť na úpravu a opätovne vybrať možnosť pre Automatický výber stravníkov z evidencie. Následne je potrebné vykonať prepočet prenosov stravných výdajok, aby došlo k správnemu prepočítaniu prenosov.
  6. Vytvorenie výkazu Stravovaných osôb za opravované mesiace od najstaršieho po najnovší.
  7. Vytvorenie výkazu Obratová súpiska za opravované mesiace od najstaršej po najnovšiu.

Riešenie situácie

Scenár si opíšeme na nasledovnom príklade. Vo februáry 2014 došlo k zmene normy zamestnancov na nasledovný mesiac, tj. marec 2014. Týmto mala byť pripočítaná k stravnej jednotke réžia 0,20€. V priebehu mesiaca máj bolo ale zistené, že výška poplatku za réžiu mala byť len 0,15€ a je potrebné to spätne upraviť.
Odstránenie Výkazu stravovaných osôb
Ako bolo vyššie spomínané, tento výkaz je potrebné odstrániť len v prípade, že už bol vykonaný s uzatvorením nesprávne nadefinovanej normy za stravnú jednoku.
  1. V menu aplikácie vyberte v časti Výkazy -> Výkaz stravovaných osôb.
  2. Následne odstránte výkaz kliknutím na tlačidlo Úkony -> Odstrániť výkaz, v ktorom sú uzatvorené nesprávne hodnoty. (Nakoľko v modelovom scenáry k zisteniu nezrovnalosti došlo v priebehu mája a na tento mesiac ešte výkaz nebol vytvorený, je potrebné odstrániť výkazy za mesiac apríl a marec.)
Odstránenie Obratovej súpisky
Tento výkaz je potrebné ako výkaz stravovaných osôb odstrániť len v prípade, že už bol za daný mesiac s nesprávne nadefinovanou normou vytvorený.
 
  1. V menu aplikácie vyberte v časti Výkazy -> Obratové súpisky.
  2. Následne odstránte výkaz kliknutím na tlačidlo Úkony -> Odstrániť výkaz, v ktorom sú uzatvorené nesprávne hodnoty.(Nakoľko v modelovom scenáry k zisteniu nezrovnalosti došlo v priebehu mája a na tento mesiac ešte výkaz nebol vytvorený, je potrebné odstrániť výkazy za mesiac apríl a marec.)
Upravenie Normy (Stravné jednotky)
Upravte hodnotu poplatku na správnu hodnotu v menu aplikácie Nastavenia -> Normy, zmeny potvrdíte kliknutím na tlačidlo Uložiť.
Viac informácií o nastaveniach noriem sa dozviete v článku Normy (Stravné jednotky, Predpis).
Odstránenie výkazov stravy stravníkom
  1. Otvorte si zoznam stravníkov kliknutím na tlačidlo "S" na nástrojovej lište aplikácie, alebo kliknutím na Stravníci v menu aplikácie.
  2. Označte si stravníka, prípadne stravníkov v skupine, ktorým je potrebné údaje pregenerovať. (V tomto prípade sa menila norma zamestnancom. Kliknutím na danú skupinu sa vyfiltrujú len stravníci patriaci do danej skupiny.)
    1. Otvorte si na úpravu niektorého zo stravníkov kliknutím na tlačidlo Úkony -> Upraviť.
    2. V záložke Výkaz stravy skontrolujte, za aké obdobie mal stravník vygenerovaný posledný výkaz. 
    3. Následne v nástrojovej lište aplikácie nastavte daný mesiac. (Nakoľko v modelovej situácii už je otvorený mesiac máj, stravníci už na dané obdobie majú uzatvorené objednávky. Je teda v tomto prípade potrebné odstrániť aj tieto.)
    4. Označte si stravníkov patriacich do danej skupiny (Pomocou pravého tlačidla myši je možné stravníkov označiť hromadne.)
    5. V zozname stravníkov kliknite pravým tlačidlom myši v stĺpci meno, zobrazí sa rozšírená ponuka, vyberte poslednú možnosť Rozšírené.
    6. Následne vyberte možnosť Odstrániť výkaz stravy - označených. Pozor, neodstranujte výkaz stravy s objednávkami, pretože stratíte históriu objednávania a výdajov na označených stravníkoch! 
    7. Následne v nástrojovej lište aplikácie nastavte daný mesiac. (Za mesiac máj už bol výkaz stravy za máj odstránený, je potrebné odstrániť aj apríl a následne rovnakým spôsobom aj marec.)
  3. Ak už boli odstránené všetky výkazy, je potrebné ich znovu vytvoriť, aby sa aplikovali správne ceny. 
    1. V nástrojovej lište aplikácie nastavte daný mesiac. (Výkazy sa vytváraju od najstaršieho po najnovší. Ako prvý si teda nastavte mesiac marec.)
    2. Opäť si označte všetkých stravníkov patriacich do danej skupiny a v zozname stravníkov kliknite pravým tlačidlom myši v stĺpci meno, zobrazí sa rozšírená ponuka, vyberte možnosť Uzatvoriť objednávky stravy - označených.
    3. Po uzatvorení postupujte rovnako aj pri ďalších mesiacoch. (Nasledovať teda v tomto prípade bude apríl a máj.)
"Pregenerovanie" Stravných listov
V prípade, že stravníci boli prihlásený na stravu a na základe objednávok bola vynormovaná strava, je potrebné do výdajok vstúpiť, aby došlo k opraveniu správnej ceny za stravu stravníkov.
  1. Otvorte si zoznam stravných listov kliknutím na tlačidlo "V" na nástrojovej lište aplikácie, alebo kliknutím na Sklad -> Stravné listy v menu aplikácie.
  2. Je potrebné všetky výdajky, ktorých sa táto zmena týka otvoriť postupne na úpravu kliknutím na tlačidlo Úkony -> Upraviť.
  3. V záložke "Stravníci" sa v pravej časti nachádza pole "Automaticky vybrať stravníkov z evidencie", je potrebné fajku z daného poľa odstrániť a znovu pridať. (V tomto kroku dôjde k opätovnému načítaniu prihlásených stravníkov a Noriem (Stravnej jednotky) ktorá sa následne odzrkadlí v celkovej norme za daný deň.)
  4. Rovnakým spôsobom je potrebné otvoriť všetky stravné listy, ktorých sa daná zmena týka, aby sa správne aktualizovali ceny za stravu.
  5. Posledným krokom pre správne prepočítanie prenosov z jednotlivých stravných listov, je potrebné dané stravné listy označiť, do zoznamu kliknúť pravým tlačidlom myši a z ponuky vybrať možnosť Prepočet prenosov označených stravných výdajok.
Týmto krokom bola vykonaná posledná korekcia ktorú je potrebné pri spätnej zmene noriem vykonať.
Vytvorenie Obratovej súpisky a Výkazu stravovaných osôb
Je potrebné opätovne vytvoriť všetky výkazy za mesiace, v ktorých došlo k požadovanej úprave, od najstaršieho. (V modelovom scenári sa jednalo o úpravu mesiacov marec a apríl, výkazy teda bude potrebné vytvoriť v poradí marec a následne apríl.)
GoPay VISA, MasterCard