Evidencia stravy a stravníkov v rámci mesiaca

V tomto návode Vám predstavíme, princíp evidencie stravníkov, a prácu s nimi vrámci mesiaca z pohľadu prihlasovania, odhlasovania zo stravy, tlače podkladov k úhradám a tvorby výkazov.

Tento návod vychádza z predpokladu, že už máte stravníkov založených v aplikácii a sú prihlásený na stravu. (Bližšie informácii o uvedených možnostiach sa dozviete aj vo videokurze k aplikácii iKelp Jedáleň - ONLINE videokurz, v časti Inštruktážne videá - stravníci.)

Prihlásenie stravníka na stravu

    • Po prihlásení na stravu, sa v záložke Strava daného stravníka, zobrazí suma, v akej má objednané jedlo na daný mesiac, Počiatok s akou finančnou hodnotou stravník na začiatku mesiaca začínal a Zostatok, s akou končil. (Ďalšie informácie o vyplnených údajoch daného stravníka sa dočítate v článku Stravníci.)
    • V pravej hornej časti sa zobrazí výsledný Finančný stav, kde je uvedený aktuálny stav účtu stravníka. V prípade, že je finančný stav záporná hodnota, bude táto suma vytlačená na poklade k úhrade. Ak je suma kladná, pri hromadnej tlači sa danému stravníkovi žiadny podklad tlačiť nebude.

Na obrázkoch je vidieť prihlásenie stravníka na stravu s vypočítaním Predpisu podľa počtu objednaných jedál, následe je zobrazený celkový finančný stav stravníka. 

Tlač šekov / pokladov k úhrade stravníkov

    • Stravníkovi sa vytlačí podklad k úhrade na základe prihlásených jedál. (Bližšie informácie o možnosti sa dočítate v článku Tlač šekov a podkladov pre úhradu.)
    • V prípade, že má stravník celkový finančný stav kladný, podklad k úhrade sa mu tlačiť nebude.
    • Variabilný symbol uvedený na poklade, je číslo stravníka. (Variabilný symbol sa na dokladoch nemení. Je to z dôvodu jednoduchšieho uhrádzania a následného párovania platieb v aplikácii.)

Na obrázkoch je vidieť prihlásenie stravníka na stravu a následné zaevidovanie úhrady. Hneď po zaevidovaní úhrady sa aktualizuje celkový finančný stav.

Bežná agenda v rámci mesiaca ako je prihlasovanie a odhlasovanie stravníkov, evidencia došlých úhrad

    • Počas mesiaca je možné stravníkov prihlasovať alebo odhlasovať priamo z aplikácie, alebo si stravníci môžu objednávky meniť priamo vo webovej jedálni.
    • Ak sa stravník odhlásil, jeho finančný stav sa automaticky o hodnotu jedla upraví. Je tak hneď vidieť aktuálny finančný stav. 
    • Evidencia úhrad za stravu. (Financie je možné stravníkom pridávať aj jednotlivo, alebo hromadne. Viac informácií o hromadných úhradách sa dočítate v článku Hromadná úhrada.)

Po odhlásení stravníka zo stravy, sa automaticky prepočíta celkový finančný stav stravníka, a upraví sa hodnota stravy len na aktuálny počet prihlásených jedál v danom mesiaci.

Vytvorenie výkazu stravníkov

    • Výkaz stravníka, teda uzatvorenie finančného stavu v danom mesiaci a vytvorenie výkazu skutočne odobratých jedál, sa vytvára na stravníkovi automaticky hneď po vytvorení Výkazu stravovaných osôb v menu aplikácie Výkazy. (Vykonaním tohto kroku sa uzatvoria financie daného stravníka v danom mesiaci.)
Výkaz stravy sa nevytvára po prihlásení stravníka na stravu, ale až po vytvorení Výkazu stravovaných osôb, kedy už je jasná suma objednaných / neodhlásených jedál v mesiaci.

 

Tento návod v krátkosti vypovedá o tom, akým systémom je vhodné v aplikácii pracovať v rámci mesiaci a udáva tak základný princíp evidencie objednávok stravy a financií stravníkov.

GoPay VISA, MasterCard